CASE STUDY
TDC Groep
en Flawless Workflow
“ Het werk is planmatig met duidelijke en haalbare doelstellingen. Communicatielijnen zijn kort. Wij delen elkaars kennis om het uiterste uit onze collega’s te halen en de organisatie hierdoor te laten groeien zowel in kwantiteit als kwaliteit.”
Gert van Faassen – Directeur bij TDC Groep
Een uitzendbureau gevestigd in Enschede gespecialiseerd in verschillende sectoren als Horeca, Industrie en Techniek.
Aanleiding & ambitie
Stroomlijnen van de Processen
tot Business Intelligence
Het groeiende belang van recruitment
In een wereld waar de arbeidsmarkt krapper wordt, neemt het belang van recruitment toe. TDC groep, een vooruitstrevende organisatie met expertise in het verbinden van specialisten met de juiste samenwerkingspartners, weet daar alles van. De afgelopen jaren nam zowel het aantal vacatures als het aantal kandidaten enorm toe, waardoor de werkdruk voor recruiters ook toenam. TDC wist daarom dat er kansen lagen in het optimaliseren van het recruitmentproces. Flawless Workflow ging hiermee aan de slag. Dit resulteerde niet alleen in het stroomlijnen van de processen, maar leidde ook tot ontwikkelingen op het gebied van Business Intelligence.
Strategische aanpak
Allereerstzijn de huidige procedures en werkprocessen vastgelegd. Dit is niet alleen een manier om in kaart te brengen hoe de huidige processen lopen, maar zorgt er tegelijkertijd ook voor dat kennis vast wordt gelegd. Zo blijft de kennis binnen een bedrijf goed bewaard.
Eén van de interessantste resultaten van deze fase is dat het team gaat discussiëren en brainstormen over hoe hun individuele werk past in de algemene doelstellingen van het bedrijf. Op deze manier ontstaat er meer draagvlak voor verandering en optimalisatie.
Na de workflow analyse is er gekeken naar het huidig IT-landschap en hoe deze op
dat moment werd gebruikt.
Waardevolle bevindingen: In deze fase laten we bijvoorbeeld zien hoe de informatie die een teamlid in een software invoert soms wordt gebruikt voor een ander deel van de workflow in een heel andere software!
Zo wordt bijvoorbeeld vastgesteld welke technische functionaliteiten binnen systemen dubbel zijn of ontbreken.
De derde stap is het identificeren van de zogenoemde ‘gaps’. Door de werkprocessen en het IT-landschap te vergelijken, wordt duidelijk waar kansen liggen om applicaties nog beter aan te laten sluiten op de gewenste manier van werken.
Want je wil je werk immers niet aan moeten passen aan je applicaties, maar je applicaties moeten passen bij je manier van werken.
Daarnaast worden in dit stadium ook vaak overbodige taken geïdentificeerd. Dit zijn taken die niet vragen om een technische oplossing, maar taken die simpelweg met een procesverandering kunnen worden gestroomlijnd.
Nadat duidelijk werd waar kansen lagen voor TDC, zijn er verschillende oplossingsmogelijkheden voor de gaps gecreëerd en geprioriteerd op basis van verschillende criteria. Uiteindelijk koos TDC met hulp van Flawless Workflow welke oplossingen zij het meest waardevol vonden.
De verschillende implementeerbare oplossingen werden in een effort-impact matrix opgesteld, om gezamenlijk te bepalen waar de prioriteiten liggen in het implementeren van de mogelijke oplossingen.
Een grote toegevoegde waarde hierbij was dat TDC kon zien welke pijnpunten door welke oplossingen zouden worden opgelost en wat de moeilijkheidsgraad hiervan zou
zijn.
DIGITAL DEVELOPMENT
De gekozen oplossingen werden hierna gerealiseerd. Hierbij ging het voornamelijk om het maken van verschillende API koppelingen, om systemen zo beter op elkaar aan te laten sluiten en de workflows daarmee dus verder te optimaliseren. Daarnaast zijn er slimme aanpassingen gemaakt in de manier waarop de huidige systemen op dit moment worden gebruikt.
DATASTRATEGIE & BUSINESS INTELLIGENCE
Het stroomlijnen van het recruitment proces bood TDC grote kansen om ook hun organisatie Data Smart te maken en dus Business Intelligence toe te passen. Via Business Intelligence wordt de informatie van een bedrijf, die vaak vastzit in het bedrijfsproces en daardoor wat ongrijpbaar aanvoelt, verzameld en geanalyseerd. Deze informatie wordt vervolgens overzichtelijk weergegeven in BI-dashboards, waarmee kan worden ingespeeld op trends binnen het bedrijf. Ruwe gegevens worden zo omgezet in kennis, waardoor nog betere beslissingen kunnen worden genomen.
Omdat TDC voortdurend wil innoveren, is de datastrategie een doorlopend proces waar TDC en Flawless Workflow op langere termijn samen aan blijven werken.
Meetbare impact
Na het afronden van de roadmap begon de support fase. TDC is een bedrijf dat zich voortdurend wil verbeteren en ontwikkelen, en de ondersteuningsfase omvat het monitoren en onderhouden van de oplossingen en het adviseren tijdens de implementatie.
Dankzij de implementatie van deze oplossingen is het proces nu beter gestroomlijnd en hoeven de medewerkers minder handmatig en repetitief werk te doen. De tijd die dit hen dagelijks bespaart, kunnen zij nu weer besteden aan de belangrijke taken en persoonlijke aandacht voor hun klanten.
Minder fouten
Tijd bespaard
Meer inzicht
”In het partnership met Flawless Workflow werken we aan diverse projecten om onze organisatie, processen en automatisering te optimaliseren.
Het werk is planmatig met duidelijke en haalbare doelstellingen. Communicatielijnen zijn kort. Wij delen elkaars kennis om het uiterste uit onze collega’s te halen en de organisatie hierdoor te laten groeien zowel in kwantiteit als kwaliteit.”
Gert van Faassen – Directeur bij TDC Groep
