Transcarbo vergroot calculatiecapaciteit met AI

Introductie

Meer aanvragen, meer complexiteit, meer druk op calculatie

Transcarbo opereert in een markt waarin snelheid en nauwkeurigheid steeds belangrijker worden. Aanvragen worden complexer, documentstromen omvangrijker en de druk op calculatie neemt continu toe.

Binnenkomende aanvragen bestaan vaak uit grote hoeveelheden:

• bestekken,
• tekeningen,
• plattegronden,
• contractstukken,
• technische eisen,
• en aanvullende documenten.

Voordat calculatie daadwerkelijk kan starten, moeten al deze documenten handmatig worden gelezen, gecontroleerd en geïnterpreteerd.

Binnen Transcarbo werd steeds duidelijker dat een groot deel van de tijd niet in calculatie zelf zat, maar in het beoordelen en structureren van aanvragen voordat calculatie kon starten.Hierdoor werd kostbare capaciteit besteed aan handmatig uitzoekwerk in plaats van aan inhoudelijke calculaties.

Daarom besloot de organisatie samen met Flawless Workflow te investeren in een innovatieve AI-oplossing: de Bestek Agent.

‍

‍

Ambitie

Meer calculaties verwerken met dezelfde capaciteit

Voor Transcarbo was calculatie niet alleen een operationeel proces, maar een directe commerciële versneller.

Want hoe sneller aanvragen beoordeeld en gecalculeerd kunnen worden, hoe groter de kans om opdrachten te winnen.

Hun doelen waren helder:

• meer aanvragen verwerken zonder extra capaciteit,
• calculators minder tijd laten besteden aan handmatig zoekwerk,
• sneller inzicht krijgen in projecteisen en risico’s,
• doorlooptijden van offerte naar calculatie verkorten,
• en meer grip krijgen op complexe documentstromen.

In de praktijk bleek namelijk dat calculators en accountmanagers veel tijd kwijt waren aan het doorzoeken van alle documenten. Daardoor ging waardevolle capaciteit verloren aan werk dat weinig directe waarde toevoegde.

‍

‍

Oplossing

De Bestek Agent als versneller van calculatie

Om calculatieprocessen slimmer en efficiënter te maken, koos Transcarbo voor de Bestek Agent van Flawless Workflow.

Deze AI-oplossing analyseert automatisch:

• bestekken,
• tekeningen,
• plattegronden,
• contractdocumentatie,
• technische specificaties,
• en aanvullende projectinformatie.

Waar calculators voorheen handmatig honderden documenten moesten doorzoeken, brengt de Bestek Agent nu alle relevante informatie automatisch samen in één overzichtelijk geheel.

De oplossing helpt Transcarbo om:

• sneller inzicht te krijgen in aanvragen,
• belangrijke eisen automatisch te herkennen,
• risico’s eerder zichtbaar te maken,
• ontbrekende informatie sneller te signaleren,
• en calculatieprocessen aanzienlijk te versnellen.

‍

‍

Resultaten

Meer snelheid, meer capaciteit en meer grip op aanvragen

Met de Bestek Agent legt Transcarbo de basis voor een slimmere en schaalbare manier van calculeren. Minder tijd gaat verloren aan documentanalyse, terwijl snelheid, overzicht en voorspelbaarheid juist toenemen.

‍

1. Minder tijd kwijt aan documentanalyse

Binnen complexe aanvragen gaat veel tijd verloren aan het verzamelen en interpreteren van informatie.

Sommige aanvragen bevatten tientallen losse documenten en deelbestekken die allemaal gecontroleerd moeten worden voordat calculatie kan starten.

De Bestek Agent automatiseert een groot deel van dit proces.

Documenten worden automatisch:

• gelezen,
• gestructureerd,
• geanalyseerd,
• en samengevat.

Daardoor hoeven calculators minder tijd te besteden aan zoeken en kunnen zij sneller focussen op het daadwerkelijk calculeren van projecten.

‍

2. Sneller inzicht in risico’s en projecteisen

Binnen traditionele calculatieprocessen ontstaat risico vaak doordat belangrijke informatie te laat wordt ontdekt.

De Bestek Agent helpt Transcarbo om:

• projecteisen sneller inzichtelijk te maken,
• afwijkingen eerder te signaleren,
• ontbrekende informatie direct zichtbaar te maken,
• en risico’s in bestekken sneller te herkennen.

Hierdoor ontstaat meer controle over complexe aanvragen en kunnen projecten beter worden beoordeeld voordat calculatie volledig start.

‍

‍

3. Meer calculatiecapaciteit met hetzelfde team

Een belangrijk doel voor Transcarbo was het vergroten van de verwerkingscapaciteit zonder direct afhankelijk te zijn van extra personeel.

Door repetitieve documentanalyse grotendeels te automatiseren:

• kunnen calculators meer aanvragen verwerken,
• ontstaat minder administratieve druk,
• worden doorlooptijden korter,
• en blijft meer tijd over voor inhoudelijke beoordeling en klantadvies.

Zo helpt de Bestek Agent niet alleen om efficiënter te werken, maar ook om commerciële slagkracht te vergroten.

‍

‍

Impact

Meer snelheid, voorspelbaarheid en ruimte voor groei.

Hoewel de Bestek Agent nog verder wordt doorontwikkeld, ziet Transcarbo nu al duidelijke voordelen:

• minder tijd kwijt aan documentverwerking,
• sneller inzicht in complexe aanvragen,
• meer grip op risico’s en eisen,
• hogere verwerkingscapaciteit binnen calculatie,
• minder afhankelijkheid van handmatig zoekwerk,
• en een betere basis voor schaalbare groei.

Waar calculatie eerst vooral reactief en tijdrovend was, ontstaat nu een fundament voor een slimmere en toekomstbestendige manier van werken.

‍

‍

Vervolg

Samen bouwen aan de toekomst van calculatie

Voor Transcarbo is de Bestek Agent een strategische stap richting verdere digitalisering en innovatie.

De komende periode werken Transcarbo en Flawless Workflow verder aan:

• uitbreiding van AI-functionaliteiten,
• verdere automatisering van documentverwerking,
• vroegtijdige risico- en haalbaarheidsanalyses,
• koppelingen met ERP- en planningssystemen,
• en ondersteuning van forecasting en capaciteitsplanning.

Daarnaast wordt gewerkt aan de verdere ontwikkeling van een centraal Data & AI Platform waarin alle toekomstige AI-oplossingen samenkomen.

Zo bouwt Transcarbo stap voor stap aan een organisatie waarin AI niet alleen processen versnelt, maar ook groei schaalbaar ondersteunt en calculatie slimmer, sneller en voorspelbaarder maakt.