Gruijters Aluminium bouwt aan een slimmer en schaalbaarder calculatieproces

Introductie

Van AI in calculatie naar een breder platform voor data, workflow en besluitvorming

Gruijters Aluminium is een erkende gevelbouwer die aluminium ramen, deuren, schuifpuien en vliesgevels op maat ontwikkelt, produceert en monteert. Vanuit jarenlange ervaring realiseert Gruijters uiteenlopende nieuwbouwprojecten in de utiliteitsbouw. Het volledige traject, van opdracht tot oplevering, wordt in eigen beheer uitgevoerd.

Doordat projecten voor Gruijters vaak groot en uiteengezet zijn, komt hier een flinke lading aan documentatie bij kijken. Verschillende stakeholders leveren elk hun documenten en tekeningen aan en deze worden gezamenlijk verpakt voor Gruijters, met de vraag om een offerte.

Voor calculatoren betekent dit veel uitzoekwerk voordat de daadwerkelijke calculatie kan starten. Slechts een deel van de aangeleverde informatie is direct relevant, maar die informatie moet wel worden gevonden, geïnterpreteerd, gecontroleerd en vertaald naar een bruikbare calculatiebasis.

Samen met Flawless Workflow zet Gruijters daarom stappen richting een slimmere, meer gestructureerde en schaalbare manier van werken. Dit maakt het Flawless Platform mogelijk als centraal punt waar aanvragen, projectdocumentatie, bedrijfskennis, data en AI samenkomen.

‍

‍

Ambitie

Meer grip op aanvragen, documenten en toekomstige groei

Gruijters wil het calculatieproces versnellen en consistenter maken, zonder de vakkennis van calculatoren te vervangen. De uitdaging zit niet alleen in het lezen van bestekken, maar in het hele proces rondom aanvragen en daarna: projecten beoordelen, risico’s signaleren, inschattingen maken op basis van feiten en onderbouwd keuzes kunnen maken.

De doelen zijn helder:

• bestekken, rapporten en contractdocumenten sneller en consistenter analyseren,
• bouwtekeningen automatisch interpreteren en vertalen naar relevante gegevens voor calculatie,
• meer grip krijgen op wijzigingen en verschillen tussen contractversies,
• minder afhankelijk worden van handmatig zoek- en vergelijkwerk,
• en een meer consistente en schaalbare manier van calculeren opbouwen.

Daarnaast kijkt Gruijters verder dan alleen calculatie. De organisatie ziet ook mogelijkheden op het gebied van productie-inzicht, inkoopautomatisering, financieel inzicht op directieniveau en het centraliseren van data uit verschillende systemen.

Dit maakt AI onderdeel van een bredere ontwikkeling: stap voor stap bouwen aan een organisatie waarin data, AI en automatisering helpen om groei beheersbaar te maken.

‍

‍Eerst de basis, daarna doorbouwen

Voor Gruijters begint de waarde van AI bij een goede basis. Projectinformatie is vaak verspreid over verschillende documenten, versies en systemen. Als die informatie niet gestructureerd wordt vastgelegd, blijft het lastig om AI betrouwbaar in te zetten.

Het Flawless Platform helpt om die basis neer te zetten. Aanvragen kunnen vanuit één centrale omgeving worden verwerkt, waarbij documenten automatisch worden gelezen, relevante informatie wordt opgehaald en de uitkomsten gestructureerd beschikbaar komen voor de gebruiker.

De agents zijn daarbij geen losse tools naast het proces, maar onderdelen van een platform dat meegroeit met de organisatie. De Bid/No Bid agent geeft een snel overzicht over project, opdrachtgever en vermeldt risico’s op basis van het bestek en eigen data. De Bestek Agent ondersteunt de analyse van bestekken en rapporten. De Tekening Agent helpt om informatie uit tekeningen sneller inzichtelijk te maken. Vanuit hetzelfde platform kunnen later ook andere workflows, dashboards en AI-agents worden toegevoegd.

‍

‍

Oplossing

Één centraal platform tussen aanvraag en opdracht

Het Flawless Platform ondersteunt Gruijters bij het verwerken van projectaanvragen. Documentpakketten kunnen centraal worden ingeladen, waarna AI-agents helpen om relevante informatie uit bestekken, rapporten, contractversies en tekeningen naar boven te halen.

Het platform ondersteunt Gruijters onder andere bij:

• het neerzetten van een projectanalyse met risico’s en bijzondere specificaties,
• het automatisch analyseren van bestekken en bijlagen,
• het uitlezen en structureren van informatie uit tekeningen,
• het automatisch kwantificeren en opmeten van kozijnen,
• het structureren van informatie in een bruikbaar rapport,
• het genereren van een offerte
• het signaleren van tegenstrijdige informatie tussen offerte en contract,
• en het bieden van verschillende dashboards met inzichten in o.a. datakwaliteit, projectprognoses en planning.

Belangrijk is dat de oplossing de calculator ondersteunt, maar niet vervangt. De AI haalt informatie op, structureert deze en maakt opvallende zaken inzichtelijk. De uiteindelijke controle, interpretatie en beslissing blijven bij de vakmensen van Gruijters. Het platform neemt repetitief en informatie-intensief werk over, zodat medewerkers sneller kunnen focussen op beoordeling, risico’s en commerciële keuzes.

‍

‍

Resultaten

1. Minder tijd kwijt aan repetitief documentwerk

Aanvragen van hoofdaannemers bestaan vaak uit omvangrijke bestekken, rapporten, contractdocumenten en tekeningen. Het handmatig doorzoeken hiervan kost veel tijd, terwijl slechts een deel direct relevant is voor de calculatie.

De Bestek Agent neemt een groot deel van deze eerste analyse over. Documenten worden automatisch gelezen, relevante informatie wordt opgehaald en de output wordt gestructureerd aangeboden. De Tekening Agent vult dit aan door informatie uit tekeningen sneller inzichtelijk te maken.

Daardoor kunnen calculatoren sneller starten met waar hun expertise echt nodig is: inhoudelijke beoordeling, uitzonderingen herkennen, risico’s inschatten en een passende offerte opbouwen.

‍

2. Meer consistentie in het gehele calculatieproces

Wanneer elke calculator documenten op een eigen manier doorneemt, kan dit leiden tot verschillen in interpretatie en output. Zeker bij grote documentpakketten en meerdere contractversies is het risico groot dat belangrijke details worden gemist.

Het Flawless Platform helpt Gruijters om informatie op een uniforme manier te verwerken en vast te leggen. Dit zorgt voor:

• meer structuur in de voorbereiding van calculaties,
• minder variatie in interpretatie,
• betere controleerbaarheid van gevonden informatie,
• en een betrouwbaardere basis voor offertes.

Wijzigingen tussen contractversies, soms verspreid over tientallen pagina’s, worden inzichtelijk gemaakt. Tegenstrijdigheden tussen documenten kunnen worden gesignaleerd, zodat de calculator gericht kan controleren wat leidend is.

‍

3. Een basis voor bredere data- en AI-toepassingen

Voor Gruijters ligt de waarde niet alleen in sneller bestekken lezen. Het platform biedt ook een fundament voor toekomstige toepassingen binnen de organisatie.

Denk aan:

• een inkoopagent voor het automatisch matchen van facturen, bevestigingen en orders,
• dashboards voor financieel inzicht op directieniveau,
• inzichten in productieprestaties,
• koppelingen met ERP of andere systemen,
• en het vervangen van losse Excel-overzichten door een centrale Data & AI-omgeving.

De eerste toepassing binnen calculatie vormt daarmee een praktische opstap naar een breder platform dat meerdere processen kan ondersteunen.

‍

‍

Impact

Meer aanvragen verwerken met dezelfde capaciteit

Voor Gruijters zit de impact van het Flawless Platform niet alleen in tijdsbesparing. De grotere waarde zit in schaalbaarheid, consistentie en grip.

Door repetitief documentwerk te automatiseren, ontstaat meer ruimte voor calculatoren om zich te richten op inhoudelijke keuzes. Door informatie uniform vast te leggen, wordt het proces minder afhankelijk van individuele werkwijzen. En door het platform als basis te gebruiken, kan Gruijters later eenvoudiger nieuwe toepassingen toevoegen.

Zo groeit Gruijters naar een manier van werken waarin AI niet naast het proces staat, maar onderdeel wordt van de dagelijkse workflow. Niet als vervanging van vakkennis, maar als ondersteuning om sneller, consistenter en beter onderbouwd te werken.

‍

‍

Vervolg

Stap voor stap verder bouwen aan het Flawless Platform

De komende periode richten Gruijters en Flawless Workflow zich op het verder in gebruik nemen en evalueren van de eerste AI-toepassingen binnen calculatie. Vanuit daar kan stap voor stap worden gekeken naar aanvullende workflows en inzichten.

Zo bouwt Gruijters Aluminium aan een toekomstbestendige manier van werken: slimmer, consistenter en schaalbaar, met het Flawless Platform als basis voor data, AI en workflow-automatisering.