Smits Kozijnen innoveert calculatieproces met AI

Introductie

Innoveren in een markt die steeds complexer wordt

Smits Kozijnen, onderdeel van de VHZ Groep, opereert in een markt die snel verandert. Projecten worden complexer, regelgeving neemt toe en klanten verwachten steeds meer snelheid, kwaliteit en voorspelbaarheid.

Tegelijkertijd groeit de hoeveelheid informatie die verwerkt moet worden. Aanvragen bestaan vaak uit tientallen documenten, tekeningen, bestekken, plattegronden en contractstukken die allemaal handmatig beoordeeld moeten worden voordat calculatie kan starten.

Binnen Smits werd steeds duidelijker:

De uitdaging zit niet in een gebrek aan aanvragen, maar in de capaciteit om ze goed, snel en consistent te verwerken.

Daarom besloot Smits Kozijnen niet alleen te investeren in ERP-vernieuwing, maar ook actief te kijken naar innovatieve AI-oplossingen die kantoorprocessen slimmer maken.

‍

‍

Ambitie

Minder afhankelijk van individuen. Meer grip op processen.

Smits Kozijnen wilde calculatie schaalbaar maken zonder direct afhankelijk te zijn van extra personeel.

Hun doelen waren helder:

• complexe bestekken sneller beoordelen,
• minder tijd verliezen aan handmatig zoekwerk,
• kennis beter borgen binnen de organisatie,
• meer uniformiteit creëren tussen calculators,
• risico’s en productafwijkingen eerder signaleren,
• meer aanvragen verwerken met dezelfde capaciteit.

Want in de praktijk bleek:

• 7 calculators betekenden vaak 7 verschillende interpretaties,
• belangrijke informatie zat verspreid over tientallen documenten,
• ervaren medewerkers droegen cruciale kennis vooral “in hun hoofd”.

Voor Smits draaide innovatie daarom niet alleen om technologie, maar vooral om:

slimmer samenwerken, voorspelbaarder werken en kennis toegankelijk maken voor de hele organisatie.

‍

‍

Oplossing

De Bestek Agent als slimme AI-collega voor calculatie

Om calculatieprocessen slimmer en consistenter te maken, koos Smits Kozijnen voor de Bestek Agent van Flawless Workflow.

Deze AI-oplossing analyseert automatisch:

• bestekken,
• tekeningen,
• contractstukken,
• technische eisen,
• en aanvullende projectdocumentatie.

Waar calculators voorheen handmatig door tientallen bestanden moesten zoeken, brengt de Bestek Agent nu alle relevante informatie automatisch samen in één overzichtelijke structuur.

De oplossing helpt Smits Kozijnen om:

• projecteisen sneller inzichtelijk te maken,
• risico’s vroegtijdig te signaleren,
• ontbrekende informatie te herkennen,
• technische onhaalbaarheid eerder te detecteren,
• en calculaties consistenter op te bouwen.

‍

‍

Resultaten

Meer snelheid, consistentie en grip op calculatie

Met de Bestek Agent legt Smits Kozijnen de basis voor een slimmere en schaalbare manier van calculeren. Minder tijd gaat verloren aan handmatig zoekwerk, terwijl inzichten, standaardisatie en voorspelbaarheid juist toenemen.

‍

1. Minder tijd kwijt aan zoeken en interpreteren

Binnen complexe aanvragen gaat veel tijd verloren aan het doorzoeken van documenten en controleren van informatie.

Sommige aanvragen bevatten meer dan 100 losse documenten en deelbestekken. Zowel accountmanagers als calculators besteedden daardoor veel tijd aan:

• zoeken naar relevante eisen,
• controleren of informatie compleet is,
• interpreteren van technische specificaties,
• en afstemmen tussen verkoop en calculatie.

De Bestek Agent automatiseert een groot deel van deze analyse.

Documenten worden automatisch gelezen, gestructureerd en samengevat, zodat calculators sneller kunnen focussen op wat echt waarde toevoegt: het maken van de juiste aanbieding.

‍

2. Meer standaardisatie en kennisborging

Een belangrijk doel van Smits Kozijnen was het verminderen van persoonsafhankelijkheid binnen calculatie.

De Bestek Agent helpt daarbij door:

• informatie uniform te interpreteren,
• dezelfde structuur aan te houden per aanvraag,
• belangrijke regelgeving zichtbaar te maken,
• en kennis toegankelijker te maken voor minder ervaren medewerkers.

Hierdoor ontstaat meer consistentie tussen calculators en wordt het eenvoudiger om nieuwe collega’s sneller productief te maken.

‍

3. Sneller inzicht in haalbaarheid en risico’s

Binnen projecten werd regelmatig pas laat ontdekt dat bepaalde configuraties technisch niet haalbaar waren of niet aansloten op het productportfolio.

De Bestek Agent helpt om dit veel eerder zichtbaar te maken.

Door automatisch eisen, afmetingen en productspecificaties te analyseren, ontstaat sneller inzicht in:

• technische haalbaarheid,
• mogelijke afwijkingen,
• risico’s in het bestek,
• en de impact op productie en planning.

Zo kan Smits Kozijnen klanten eerder adviseren en beter sturen op voorspelbaarheid.

‍

‍

Impact

Meer rust, schaalbaarheid en grip

Hoewel de doorontwikkeling van de Bestek Agent nog volop loopt, ziet Smits Kozijnen nu al duidelijke voordelen:

• minder tijd kwijt aan documentanalyse,
• meer uniformiteit binnen calculatie,
• sneller inzicht in complexe aanvragen,
• minder afhankelijkheid van individuele kennis,
• betere voorbereiding van calculaties,
• meer ruimte om groei schaalbaar te faciliteren.

Waar calculatie eerst vooral handmatig en reactief was, ontstaat nu een fundament voor een slimmere en toekomstbestendige manier van werken.

‍

‍

Vervolg

Samen bouwen aan de volgende generatie calculatie

Voor Smits Kozijnen is de Bestek Agent geen los experiment, maar een strategische stap richting verdere digitalisering en innovatie.

De komende periode werken Smits Kozijnen en Flawless Workflow verder aan:

• uitbreiding van AI-functionaliteiten,
• verdere standaardisatie van calculatieprocessen,
• vroegtijdige product- en haalbaarheidschecks,
• koppelingen met ERP en productieprocessen,
• ondersteuning van planning en forecasting,
• de verdere ontwikkeling van een centraal Data & AI Platform.

Dat platform vormt straks de basis waarop alle toekomstige AI-oplossingen kunnen draaien. Van calculatie en planning tot productie, alles werkt vanuit dezelfde centrale bron van waarheid.

Zo bouwt Smits Kozijnen stap voor stap aan een organisatie waarin AI niet alleen werk versnelt, maar ook kennis versterkt, processen voorspelbaarder maakt en innovatie schaalbaar ondersteunt.