Calculeren in een programma
Een calculatieprogramma voor de bouw helpt calculators om kosten, materialen, uren, opslagen en marges te berekenen. Voor veel bouwbedrijven is zulke software inmiddels onmisbaar geworden.
Toch zit een groot deel van het werk niet in de berekening zelf.
Voordat een calculator überhaupt kan beginnen met calculeren, moeten vaak eerst bestekken worden doorgespit, technische tekeningen worden gecontroleerd, hoeveelheden worden bepaald en risico’s worden uitgezocht. Projectinformatie staat verspreid over documenten, tekeningen, Excel-bestanden, e-mails en andere systemen.
Juist daar verandert AI het calculatieproces.
Met AI kunnen steeds meer voorbereidende werkzaamheden worden ondersteund of geautomatiseerd. Niet om de calculator te vervangen, maar om ervoor te zorgen dat deze minder tijd kwijt is aan uitzoekwerk en meer tijd overhoudt voor het daadwerkelijk beoordelen en calculeren van projecten.
In dit artikel leggen we uit wat een calculatieprogramma voor de bouw doet, waar traditionele calculatiesoftware tegenaan loopt en welke rol AI binnen het calculatieproces kan spelen.
Wat is een calculatieprogramma voor de bouw?
Een calculatieprogramma voor de bouw is software waarmee bouwbedrijven de kosten en opbrengsten van een project kunnen berekenen. Het programma helpt om verschillende onderdelen van een project samen te brengen in één calculatie.
Afhankelijk van het type software kun je bijvoorbeeld werken met:
- materiaalprijzen;
- materiaalhoeveelheden;
- arbeidsuren;
- machinekosten;
- kosten van onderaannemers;
- opslagen;
- algemene kosten;
- risico-opslagen;
- marges;
- begrotingen;
- offertes.
Bij kostenramingen en begrotingen wordt vaak gewerkt met vaste kostenstructuren, zoals de indeling volgens NEN 2699.
Voor veel bouwbedrijven vormt het calculatieprogramma daarmee het hart van het commerciële proces.
De calculator gebruikt alle beschikbare projectinformatie om uiteindelijk tot een kostprijs en verkoopprijs te komen.
Maar voordat die informatie in het calculatieprogramma kan worden ingevoerd, moet ze eerst worden gevonden, gecontroleerd en gestructureerd.
En juist daar gaat in de praktijk veel tijd zitten.
Waarvoor gebruikt een calculator een calculatieprogramma?
Een traditioneel calculatieproces ziet er in grote lijnen als volgt uit:
Aanvraag → projectinformatie verzamelen → hoeveelheden bepalen → calculeren → controleren → offerte
Het calculatieprogramma speelt vooral een rol vanaf het moment dat de benodigde projectinformatie beschikbaar is.
De calculator moet dan bijvoorbeeld al weten:
- wat precies binnen de scope van het project valt;
- welke producten of onderdelen nodig zijn;
- welke hoeveelheden moeten worden meegenomen;
- welke materialen zijn voorgeschreven;
- welke bijzondere eisen gelden;
- welke risico’s in het project zitten.
Het programma kan vervolgens uitstekend helpen bij het rekenen.
Maar de informatie waarop die berekening is gebaseerd, moet vaak nog grotendeels handmatig worden verzameld.
Waar loopt traditionele calculatiesoftware tegenaan?
Traditionele calculatiesoftware is meestal ontworpen om goed en betrouwbaar te kunnen rekenen.
Dat is ook precies waar zulke programma’s sterk in zijn.
Het probleem zit vaak niet in de berekening, maar in alles wat eraan voorafgaat.
1. Bestekken moeten nog handmatig worden doorgespit
Bij een nieuwe projectaanvraag ontvangt een calculator soms tientallen of honderden pagina’s aan documentatie.
Daarin kunnen belangrijke eisen staan over bijvoorbeeld:
- materiaalkeuze;
- brandwerendheid;
- akoestiek;
- afmetingen;
- prestaties;
- kleuren;
- toleranties;
- uitvoeringsvoorwaarden;
- planning;
- verantwoordelijkheden.
De calculator moet uit al die informatie bepalen wat relevant is voor het eigen werk.
Dat betekent vaak zoeken, lezen, markeren, controleren en vergelijken.
Bij grotere aanvragen kan alleen het lezen en analyseren van het bestek al veel tijd kosten.
2. Hoeveelheden moeten uit tekeningen worden gehaald
Daarnaast moet worden bepaald wat er daadwerkelijk moet worden geleverd of uitgevoerd.
Daarvoor gebruikt de calculator bijvoorbeeld:
- plattegronden;
- gevelaanzichten;
- doorsneden;
- detailtekeningen;
- kozijnstaten;
- PDF-tekeningen;
- DWG-bestanden;
- IFC-modellen.
Afhankelijk van het type bedrijf worden elementen geteld, afmetingen gecontroleerd, oppervlaktes bepaald of objecten gegroepeerd.
Dat gebeurt nog vaak handmatig.
De calculator meet een tekening op, noteert aantallen en verwerkt deze vervolgens in een uittrekstaat, hoeveelhedenstaat of calculatie.
3. Projectinformatie staat verspreid
Een andere uitdaging is dat de benodigde informatie zelden op één plek staat.
De technische omschrijving zegt het ene.
Een tekening laat iets anders zien.
In een e-mail staat nog een aanvullende afspraak.
En in een Excel-bestand is misschien een eerdere versie van de hoeveelheden terug te vinden.
De calculator moet die informatie bij elkaar zoeken en beoordelen welke bron leidend is.
Dat kost niet alleen tijd, maar vergroot ook de kans dat informatie wordt gemist of verschillend wordt geïnterpreteerd.
4. Ook een aanvraag die je niet calculeert kost tijd
Niet iedere aanvraag is interessant genoeg om daadwerkelijk te calculeren.
Misschien past het project niet binnen de beschikbare capaciteit.
Misschien is de technische complexiteit te hoog.
Misschien is de kans op opdracht klein.
Of het project past simpelweg niet goed bij het type werk waarin het bedrijf sterk is.
Maar om daarachter te komen moet de aanvraag vaak eerst alsnog worden bekeken.
Daarmee ontstaat een lastig probleem: zelfs het besluit om een project niet te calculeren kan al waardevolle calculatiecapaciteit kosten.
5. Veel kennis zit bij ervaren calculators
Goede calculators kennen niet alleen het calculatieprogramma.
Ze kennen ook het bedrijf.
Ze weten welke projecten goed passen, welke details vaak problemen opleveren, welke klanten veel wijzigingen hebben en waar marge verloren kan gaan.
Die kennis is enorm waardevol, maar maakt een organisatie ook afhankelijk van een beperkt aantal ervaren medewerkers.
Wanneer diezelfde medewerkers vervolgens veel tijd kwijt zijn aan zoeken, tellen en controleren, wordt kostbare expertise gebruikt voor werkzaamheden die gedeeltelijk te automatiseren zijn.
Wat voegt AI toe aan een calculatieprogramma voor de bouw?
AI verandert niet zozeer de rekensom zelf.
De belangrijkste verandering zit in de manier waarop de informatie vóór die berekening wordt verzameld, gecontroleerd en gestructureerd.
Waar traditionele software vooral werkt met informatie die door de calculator wordt ingevoerd, kan AI helpen om die informatie rechtstreeks uit de projectdocumentatie te halen.
Dat maakt een nieuwe manier van werken mogelijk.
Bestekken automatisch analyseren met AI
Een AI-systeem kan technische documenten analyseren en relevante informatie structureren.
Denk bijvoorbeeld aan:
- eisen herkennen;
- relevante passages selecteren;
- technische specificaties verzamelen;
- ontbrekende informatie signaleren;
- tegenstrijdigheden herkennen;
- projectrisico’s benoemen;
- informatie koppelen aan de oorspronkelijke bron.
De calculator hoeft daardoor niet meer ieder document volledig vanaf nul door te nemen.
In plaats daarvan kan hij beginnen met een gestructureerde analyse en vervolgens controleren of de gevonden informatie klopt.
Dat verandert de rol van de calculator van zoeken naar informatie naar beoordelen van informatie.
Technische tekeningen uitlezen met AI
Ook technische tekeningen bevatten veel informatie die voor een calculatie nodig is.
AI kan steeds beter helpen bij het herkennen en structureren van informatie uit bijvoorbeeld 2D-tekeningen en IFC-modellen.
Afhankelijk van de toepassing kan software onder andere helpen met:
- objecten herkennen;
- elementen tellen;
- posities bepalen;
- afmetingen uitlezen;
- ruimtes herkennen;
- oppervlakken bepalen;
- typen of categorieën groeperen.
Voor een kozijnfabrikant kan dat bijvoorbeeld betekenen dat kozijnen uit plattegronden en gevelaanzichten worden herkend.
Voor een afbouwbedrijf kan het gaan om wanden, plafonds of ruimtes.
En voor andere producenten kunnen weer andere elementen relevant zijn.
AI hoeft daarbij niet zelfstandig de definitieve calculatie te bepalen. Het doel is vooral om de calculator sneller tot bruikbare en controleerbare projectinformatie te laten komen.
Automatisch hoeveelheden bepalen
Een belangrijk onderdeel van veel bouwcalculaties is het bepalen van hoeveelheden.
Dit wordt ook wel uittrekken genoemd.
De calculator maakt bijvoorbeeld een:
- uittrekstaat;
- hoeveelhedenstaat;
- meetstaat;
- materiaalstaat;
- kozijnstaat.
Traditioneel worden deze gegevens handmatig uit tekeningen gehaald.
Met AI kan een deel van dit werk worden geautomatiseerd.
Software kan bijvoorbeeld elementen herkennen, aantallen verzamelen en deze informatie structureren tot een eerste hoeveelhedenoverzicht.
De calculator controleert vervolgens de output en gebruikt deze als basis voor de verdere calculatie.
Hierdoor verschuift het werk van handmatig tellen naar controleren en beoordelen.
Risico’s eerder signaleren
Een goede calculatie draait niet alleen om hoeveelheden en prijzen.
Ook risico’s zijn belangrijk.
Denk aan:
- ontbrekende gegevens;
- conflicterende documenten;
- onduidelijke verantwoordelijkheden;
- afwijkende materiaalkeuzes;
- bijzondere technische eisen;
- onduidelijke scope;
- uitzonderingen;
- planningsrisico’s.
Traditioneel worden veel van deze risico’s ontdekt terwijl de calculator door de documenten werkt.
AI kan helpen om ze eerder en systematischer zichtbaar te maken.
Dat betekent niet dat AI zelfstandig beslist of een project risicovol is. Wel kan het de calculator wijzen op onderdelen die extra aandacht verdienen.
Offertes voorbereiden
Wanneer projectscope, hoeveelheden en risico’s zijn gestructureerd, ontstaat ook een betere basis voor het offerteproces.
AI kan bijvoorbeeld helpen met:
- projectinformatie samenvatten;
- onderdelen structureren;
- standaardteksten voorbereiden;
- relevante uitsluitingen verzamelen;
- projectafwijkingen benoemen;
- informatie uit de calculatie verwerken.
De commerciële en inhoudelijke verantwoordelijkheid blijft bij de medewerker.
AI zorgt vooral dat minder informatie handmatig hoeft te worden overgenomen.
Vervangt AI je bestaande calculatieprogramma?
In veel gevallen niet.
Wanneer een bouwbedrijf al werkt met goede calculatiesoftware, is er weinig reden om die volledige omgeving te vervangen.
De grootste kans ligt vaak juist in het verbeteren van het proces rondom dat programma.
Een AI-platform kan bijvoorbeeld informatie verzamelen uit documenten en tekeningen en deze vervolgens beschikbaar maken voor:
- het calculatieprogramma;
- ERP;
- CRM;
- offerteproces;
- projectadministratie;
- werkvoorbereiding.
Daarmee ontstaat een geïntegreerd proces.
De bestaande calculatiesoftware blijft onderdeel van de werkwijze, terwijl AI een deel van het handmatige voorwerk overneemt.
Wat is een AI-calculatieprogramma voor de bouw?
De term AI-calculatieprogramma wordt steeds vaker gebruikt, maar kan verschillende dingen betekenen.
In de praktijk kun je ermee doelen op software die kunstmatige intelligentie inzet om onderdelen van het calculatieproces te ondersteunen.
Dat kan verder gaan dan alleen het rekenen.
Een AI-ondersteund calculatieproces kan bijvoorbeeld helpen bij:
- projectaanvragen beoordelen;
- bestekken analyseren;
- bouwtekeningen analyseren;
- hoeveelheden bepalen;
- projectrisico’s herkennen;
- calculatie-input voorbereiden;
- offertes controleren.
Voordelen van AI in de bouw
AI kan op verschillende manieren waarde toevoegen aan het calculatieproces.
Minder handmatig uitzoekwerk
De meest directe winst zit in repetitief werk.
Wanneer software projectinformatie kan vinden, structureren en voorbereiden, hoeft de calculator minder tijd te besteden aan zoeken en overnemen.
Dat geeft meer ruimte voor taken waarvoor vakkennis en commerciële beoordeling nodig zijn.
Meer calculatiecapaciteit
Goede calculators zijn schaars.
Daarom is het niet altijd realistisch om groei op te lossen door simpelweg extra medewerkers aan te nemen.
Wanneer dezelfde medewerkers minder tijd kwijt zijn aan handmatig uitzoekwerk, ontstaat meer beschikbare capaciteit binnen het bestaande team.
Dat kan ervoor zorgen dat meer aanvragen kunnen worden beoordeeld en gecalculeerd.
Meer aanvragen beoordelen
Een belangrijke consequentie van beperkte calculatiecapaciteit is dat bedrijven niet iedere aanvraag kunnen oppakken.
Daardoor moet al vroeg worden gekozen welke projecten wel en niet worden uitgewerkt.
Wanneer AI helpt bij de eerste analyse van een aanvraag, kan het eenvoudiger worden om sneller te bepalen:
- past dit project bij ons?
- beschikken we over de juiste capaciteit?
- welke risico’s zien we?
- welke informatie ontbreekt?
- is dit project commercieel interessant?
Zo kan de beschikbare calculatiecapaciteit gerichter worden ingezet.
Consistenter werken
Wanneer iedere calculator documenten op zijn eigen manier doorneemt, kunnen verschillen ontstaan.
De ene medewerker let bijvoorbeeld sterk op technische risico’s, terwijl een ander vooral naar hoeveelheden kijkt.
Een vaste AI-ondersteunde workflow kan helpen om aanvragen consequenter te analyseren.
De calculator blijft verantwoordelijk voor de beoordeling, maar begint iedere aanvraag vanuit dezelfde gestructureerde basis.
Eerder inzicht in risico’s
Door informatie uit verschillende projectbronnen naast elkaar te leggen, kunnen afwijkingen eerder zichtbaar worden.
Dat kan helpen om risico’s vóór het uitbrengen van een offerte te signaleren in plaats van later tijdens werkvoorbereiding of uitvoering.
Kan AI een calculator vervangen?
Nee. Dat is ook niet het doel.
Calculatie vraagt om veel meer dan informatie uit documenten halen.
Een ervaren calculator begrijpt onder andere:
- welke projecten bij het bedrijf passen;
- waar commerciële kansen liggen;
- welke risico’s acceptabel zijn;
- welke marge nodig is;
- wanneer aannames verantwoord zijn;
- wanneer aanvullende informatie bij de klant moet worden opgevraagd.
AI kan helpen bij het verzamelen en structureren van informatie.
De calculator blijft degene die deze informatie beoordeelt en de uiteindelijke keuzes maakt.
Je kunt het onderscheid ongeveer zo zien.
AI helpt met:
- zoeken;
- uitlezen;
- structureren;
- vergelijken;
- tellen;
- signaleren.
De calculator blijft verantwoordelijk voor:
- controleren;
- interpreteren;
- commerciële keuzes;
- prijsbepaling;
- marges;
- risicoafweging;
- klantcontact;
- definitieve calculatie.
De waarde van AI zit dus juist in de combinatie met vakkennis.
Hoe werkt BuildIntake rondom calculatie?
BuildIntake is geen traditioneel calculatieprogramma waarin je simpelweg regels met materiaal, arbeid en kosten invoert.
Het platform richt zich juist op het proces rondom de calculatie.
Het uitgangspunt is eenvoudig: alle informatie rond een projectaanvraag wordt in één omgeving samengebracht en gespecialiseerde AI-agents ondersteunen bij het verwerken daarvan.
1. Projectinformatie samenbrengen
Een nieuwe aanvraag kan bestaan uit verschillende bronnen, zoals:
- bestekken;
- technische omschrijvingen;
- PDF-tekeningen;
- DWG-bestanden;
- IFC-modellen;
- Excel-bestanden;
- e-mails;
- aanvullende documentatie.
Binnen BuildIntake worden deze bronnen rondom dezelfde aanvraag bij elkaar gebracht.
Hierdoor werkt de calculator vanuit één projectomgeving.
2. AI-agents analyseren de aanvraag
Vervolgens kunnen verschillende AI-agents specifieke werkzaamheden uitvoeren.
Denk bijvoorbeeld aan een agent die het bestek analyseert of een agent die tekeningen uitleest.
De informatie uit verschillende bronnen wordt daarbij niet als losse eilandjes behandeld.
Een eis uit een bestek kan bijvoorbeeld relevant zijn voor wat op een tekening staat.
Juist door projectinformatie in samenhang te analyseren ontstaat een beter beeld van de aanvraag.
Afhankelijk van het proces kunnen onder andere worden gestructureerd:
- projectscope;
- eisen;
- hoeveelheden;
- objecten;
- afwijkingen;
- risico’s;
- ontbrekende informatie.
3. De calculator controleert en gebruikt de output
De AI-output is geen eindpunt.
De calculator controleert de informatie en bepaalt wat ermee gebeurt.
Daarna kan deze informatie worden gebruikt binnen het verdere proces, bijvoorbeeld in:
- calculatiesoftware;
- ERP;
- CRM;
- offerteproces;
- werkvoorbereiding.
De medewerker houdt dus de regie.
BuildIntake ondersteunt vooral bij het werk dat normaal veel tijd kost voordat een calculator daadwerkelijk tot zijn inhoudelijke beoordeling komt.
Voor welke bouwbedrijven is AI bij calculatie interessant?
AI rondom calculatie is vooral interessant voor bedrijven die veel projectmatige aanvragen verwerken.
Bijvoorbeeld:
Kozijn- en gevelbouwers
Bij kozijn- en gevelprojecten bestaat een aanvraag vaak uit grote hoeveelheden tekeningen, technische specificaties en verschillende typen elementen.
AI kan ondersteunen bij het herkennen, verzamelen en structureren van deze informatie.
Afbouwbedrijven
Afbouwbedrijven werken onder andere met plattegronden, ruimtes, wanden, plafonds en technische omschrijvingen.
Daarbij kan veel tijd zitten in het bepalen van hoeveelheden en het controleren van de projectscope.
Prefabproducenten
Prefabbedrijven moeten projectinformatie vertalen naar produceerbare onderdelen.
Daarvoor zijn correcte hoeveelheden, specificaties en projectvoorwaarden belangrijk.
Staal- en constructiebedrijven
Ook hier spelen tekeningen, technische specificaties, hoeveelheden en risico’s een belangrijke rol bij het beoordelen van aanvragen.
Andere projectgedreven onderaannemers
Eigenlijk geldt hetzelfde voor vrijwel iedere onderaannemer of bouwtoeleverancier waarbij veel informatie moet worden verwerkt voordat een prijs kan worden bepaald.
Hoe groter het aandeel handmatig uitzoekwerk, hoe interessanter automatisering kan worden.
Wanneer is AI voor calculatie interessant?
Niet ieder bedrijf hoeft zijn calculatieproces direct met AI te veranderen.
Maar er zijn duidelijke signalen dat automatisering interessant kan zijn.
Bijvoorbeeld wanneer:
- er meer aanvragen binnenkomen dan de calculatieafdeling kan verwerken;
- calculators veel tijd kwijt zijn aan bestekken;
- tekeningen handmatig worden uitgemeten;
- hoeveelheden steeds opnieuw worden overgenomen;
- informatie verspreid staat over veel bestanden en systemen;
- ervaren calculators moeilijk te vinden zijn;
- veel aanvragen worden bekeken maar uiteindelijk niet gecalculeerd;
- dezelfde controles iedere aanvraag opnieuw worden uitgevoerd;
- je bestaande calculatieprogramma prima werkt, maar het proces ervoor traag blijft.
In dat laatste geval hoeft een AI-oplossing dus niet te betekenen dat je bestaande software moet vervangen.
Het kan juist een aanvulling zijn.
Hoe kies je een calculatieprogramma voor de bouw?
Wanneer je op zoek bent naar een calculatieprogramma voor de bouw, is het verleidelijk om vooral functionaliteiten en prijzen te vergelijken.
Maar een goed programma moet vooral aansluiten op de manier waarop je organisatie werkt.
Let daarom onder andere op de volgende punten.
1. Past het programma bij jullie type projecten?
Calculeren voor kozijnen vraagt om andere informatie dan calculeren voor afbouw, installatietechniek of staalbouw.
Controleer daarom of de software goed aansluit op jullie vakgebied.
2. Kan het koppelen met bestaande systemen?
Een calculatieprogramma staat zelden volledig op zichzelf.
Denk aan koppelingen met:
- ERP;
- CRM;
- boekhouding;
- projectadministratie;
- planning;
- documentmanagement.
Hoe minder informatie handmatig hoeft te worden overgenomen, hoe efficiënter het totale proces wordt.
3. Wat gebeurt er vóór de calculatie?
Dit is een vraag die bij softwareselectie soms wordt vergeten.
Kijk niet alleen naar de berekening zelf, maar ook naar de stappen die nodig zijn voordat de calculator kan beginnen.
Hoe komen hoeveelheden binnen?
Wie leest het bestek?
Wie controleert tekeningen?
Hoe worden risico’s vastgelegd?
Juist daar kan veel tijd verloren gaan.
4. Kan de software tekeningen verwerken?
Voor bedrijven waarbij tekeningen een grote rol spelen, is dit steeds belangrijker.
Controleer welke typen bestanden worden ondersteund en welke informatie daadwerkelijk uit tekeningen kan worden gehaald.
5. Kan het bestekinformatie analyseren?
Hetzelfde geldt voor documenten.
Kan de software alleen bestanden opslaan, of begrijpt en structureert het ook daadwerkelijk de inhoud?
6. Is de output controleerbaar?
Zeker bij AI is dit belangrijk.
Een calculator moet kunnen begrijpen waar informatie vandaan komt en de mogelijkheid hebben om resultaten te controleren en aan te passen.
Een systeem moet het vakmanschap ondersteunen, niet verbergen wat er gebeurt.
7. Kan het meegroeien met jullie proces?
Misschien wil je vandaag alleen bestekken lezen.
Maar later ook tekeningen uitlezen, offertes controleren of data uit projecten gebruiken voor commerciële besluitvorming.
Kijk daarom niet alleen naar het huidige probleem, maar ook naar de toekomstige werkwijze.
Calculatieprogramma en AI
Een calculatieprogramma blijft een belangrijk onderdeel van het bouwproces.
Het is de plek waar materiaal, arbeid, kosten, opslagen en marges uiteindelijk samenkomen.
AI verandert vooral wat daarvoor gebeurt.
Bestekken hoeven niet meer volledig vanaf nul te worden doorgespit.
Tekeningen kunnen sneller worden geanalyseerd.
Hoeveelheden kunnen worden voorbereid.
Risico’s kunnen eerder naar voren komen.
En de calculator krijgt sneller een gestructureerd beeld van de aanvraag.
Daarmee verandert AI de rol van calculatiesoftware niet noodzakelijk, maar wel het totale calculatieproces.
De vraag wordt daarom steeds minder:
“Welk programma kan onze calculatie maken?”
En steeds vaker:
“Hoe zorgen we ervoor dat onze calculator zo snel mogelijk met de juiste informatie kan beginnen?”
Daar ligt voor veel bouwbedrijven de grootste kans.
BuildIntake: sneller van aanvraag naar productie
BuildIntake is ontwikkeld voor het proces van aanvraag tot opdracht.
Projectinformatie uit onder andere bestekken, tekeningen en andere bronnen wordt samengebracht en geanalyseerd door gespecialiseerde AI-agents.
De calculator blijft controleren en beslissen, maar hoeft minder tijd te besteden aan repetitief uitzoekwerk.
Zo kan hetzelfde team meer aanvragen verwerken en de beschikbare calculatiecapaciteit inzetten voor het werk waar vakkennis het meeste verschil maakt.
Wil je zien hoe dit er in de praktijk uitziet? Vraag een BuildIntake demo aan!