Hoe het stroomlijnen van financiële data en processen zakelijk succes kan vergroten
Tips en hulpmiddelen voor efficiënt financieel beheer
Data leidt tot kansen en uitdagingen
Aan data is er tegenwoordig geen gebrek. Sterker nog, die is er in overvloed. Dat is onder andere voor bedrijven in de financiële dienstverlening ontzettend interessant, want er valt veel informatie uit te halen. Zo kan het je helpen beter onderbouwde beslissingen te nemen, je efficiëntie te verhogen en uiteindelijk meer succes te behalen. Toch kan het beheren van al deze data ook de nodige uitdagingen met zich meebrengen. Daarom reiken we je in deze blog een aantal tips en tools aan die jouw bedrijf kunnen helpen bij een efficiënt financieel beheer.
Tips om het beheerproces van jouw financiële gegevens te stroomlijnen
Uitdaging 1: Datasilo’s
Wanneer financiële gegevens in verschillende systemen of op verschillende afdelingen worden opgeslagen, noemen we dit datasilo’s. Wanneer je als bedrijf te maken krijgt met datasilo’s, kan dit leiden tot inefficiënties en fouten in het financiële beheerproces. Wanneer financiële gegevens in verschillende systemen of afdelingen worden opgeslagen, kan het namelijk lastig zijn om gegevens met elkaar te delen of samen te voegen tot een “single source of truth”. Dit kan leiden tot een gebrek aan inzicht in de financiële prestaties van het bedrijf, wat ongunstig is voor de besluitvorming.
Tip: Een geïntegreerd systeem voor financieel beheer
Een manier om deze datasilo’s te verminderen, is door gebruik te maken van een volledig geïntegreerd systeem. Door financiële gegevens op één centrale locatie op te slaan, kan je als bedrijf gemakkelijker toegang krijgen tot deze gegevens en ze delen tussen verschillende afdelingen en systemen.
Tip: Het consolideren van gegevensbronnen
Het consolideren van gegevensbronnen is een goede manier om data te centraliseren en terug te brengen tot een “single source of truth”. Dit heeft als doel een geïntegreerd overzicht te maken van alle relevante gegevens, zodat deze vervolgens op een gestroomlijnde en efficiënte manier kunnen worden geanalyseerd en gerapporteerd. In de context van financiële gegevens kan consolidatie ook gaan over het samenvoegen van financiële informatie uit verschillende bedrijfsentiteiten, dochterondernemingen of divisies, om zo een geconsolideerde jaarrekening te creëren voor een moederbedrijf. Door dit proces ook nog eens geautomatiseerd te laten verlopen, worden middelen en tijd bespaard en onnodige fouten voorkomen.
Uitdaging 2: Duplicatie van gegevens
Duplicatie van gegevens is een andere uitdaging waar je als bedrijf mee te maken kan krijgen wanneer gegevens op verschillende plaatsen zoals spreadsheets, databases en andere systemen worden opgeslagen. Doordat er geen centrale bron van waarheid is, kan dit leiden tot verwarring en inconsistenties in de financiële gegevens.
Tip: Maak gebruik van een applicatie die data valideert
Duplicatie van gegevens kan vermeden worden door gebruik te maken van een applicatie die de data valideert voordat deze opgeslagen wordt. Deze applicatie kijkt er bijvoorbeeld naar of dezelfde gegevens al eerder zijn ingevoerd en waarschuwt in dat geval de medewerkers.
Uitdaging 3: Onnauwkeurigheden in gegevens
Iets anders waar financiële instanties en afdelingen regelmatig tegenaanlopen, zijn onnauwkeurigheden in gegevens. Dit kan leiden tot fouten in rapportages en analyses, wat uiteindelijk kan resulteren in onjuiste beslissingen. Zo kunnen onnauwkeurigheden de strategische keuzes en financiële prestaties van een bedrijf negatief beïnvloeden.
Tip: Gebruik analysesoftware
Daarom is het ontzettend belangrijk om deze onnauwkeurigheden zo veel mogelijk te vermijden. Dit kan op verschillende manieren. Allereerst is zoals eerder beschreven het automatiseren van gegevensinvoer een goede manier om ervoor te zorgen dat er in deze stap niks misgaat. Maar daarnaast is ook het gebruiken van analysesoftware een goede manier om onnauwkeurigheden in financiële gegevens te identificeren en corrigeren. Deze software kan gegevens namelijk vergelijken en zo fouten identificeren die anders onopgemerkt waren gebleven.
Tools en technologieën
Om als bedrijf je financiële gegevens te stroomlijnen, zijn er gelukkig een heleboel tools en technologieën die je in kan zetten. We zetten er een aantal voor je op een rijtje:
1. Cloudgebaseerde boekhoudsoftware
De eerste tool die je kan helpen financiële gegevens te beheren vanuit een centrale, online locatie, is cloudgebaseerde boekhoudsoftware. Zo is het niet langer nodig gegevens vanuit verschillende plekken samen te voegen, waardoor je fouten door onnauwkeurigheden kan vermijden. Daarnaast bieden dit soort oplossingen vaak ook handige functies zoals automatisering van facturering en betalingsverwerking. Voorbeelden van cloudgebaseerde boekhoudsoftware zijn Microsoft dynamics, SAP enVisma.
2. Tools voor gegevensvisualisatie
Een andere nuttige technologie voor financieel beheer zijn gegevensvisualisatie-tools. Deze tools helpen bij het inzichtelijk maken van grote hoeveelheden financiële gegevens door deze om te zetten in grafieken, diagrammen en andere visuele weergaven. Dit helpt je als bedrijf om snel trends, patronen en afwijkingen te identificeren, waardoor het gemakkelijker wordt om belangrijke zakelijke beslissingen te nemen. Een aantal populaire gegevensvisualisatie-tools zijn Tableau, Microsoft Power BI en QlikView.
3. Platforms voor financiële analyses
Als je je als bedrijf wilt doorontwikkelen op het gebied van financiële analyse en risicomanagement, zijn er tal van platforms beschikbaar die gespecialiseerd zijn op dit gebied. Deze oplossingen bieden geavanceerde functies zoals budgettering, forecasting, scenario-planning en risicoanalyses. Door gebruik te maken van deze technologieën, kan je als bedrijf snel en nauwkeurig trends, toekomstige prestaties en mogelijke risico’s evalueren, wat je in staat stelt om strategische beslissingen te nemen die zijn gebaseerd op feiten en cijfers. Voorbeelden van populaire financiële analyseplatforms zijn Planful en IBM Cognos.
Kansen voor jouw bedrijf
Kortom, het stroomlijnen van financiële gegevens en processen biedt jouw bedrijf een heleboel kansen en een stabiele basis om door te groeien naar het volgende niveau. Met behulp van de juiste tools en strategische afwegingen kan dit goed gerealiseerd worden.
Wil jij meer weten over het stroomlijnen van financiële gegevens of ben je benieuwd naar wat dit voor jouw bedrijf kan betekenen? Plan een afspraak in met een van onze consultants, zij denken graag met je mee.
