Configurator: agents beheren

Deze sectie is uitsluitend bedoeld voor configurators die agents en hoofdstukken inrichten.

Opbouw van een agent

Een agent bevat:

• Naam: herkenbare naam voor gebruikers
• Pictogram: visuele herkenning op de aanvraagpagina
• Korte beschrijving: helpt gebruikers de juiste agent te kiezen
• Algemene instructie: doel, context, toon en algemene presentatie-eisen
• Status: Live of Concept
• Hoofdstukken: afzonderlijke zoek- en outputonderdelen

Per agent kunnen maximaal 15 hoofdstukken worden toegevoegd. Deze limiet zorgt voor goede prestaties.

Statussen

Een agent aanmaken of bewerken

1. Open het configuratiegedeelte voor agents.
2. Maak een nieuwe agent of open een bestaande agent.
3. Vul naam, pictogram en korte beschrijving in.
4. Schrijf de algemene instructie.
5. Voeg bestaande hoofdstukken toe of maak nieuwe hoofdstukken. Een agent kan maximaal 15 hoofdstukken bevatten.
6. Sla de configuratie op.
7. Zet de agent op Live.
8. Test de agent met representatieve documenten.
9. Pas de configuratie zo nodig aan, sla de wijzigingen op en test opnieuw terwijl de agent Live staat.

Een goede algemene instructie

Neem minimaal op:

• Het doel van de agent
• De gewenste toon
• Algemene opmaakwensen
• Regels voor ontbrekende of tegenstrijdige informatie
• Eventuele begrenzing van de analyse
• Te algemeen: Analyseer de documenten en geef een duidelijk antwoord.
• Beter: Analyseer de geselecteerde projectdocumenten voor een calculator. Schrijf in helder en professioneel Nederlands en structureer het resultaat per hoofdstuk. Gebruik uitsluitend informatie uit de beschikbare bronnen en doe geen aannames. Geef duidelijk aan wanneer informatie ontbreekt. Benoem tegenstrijdigheden en verwijs bij belangrijke bevindingen naar de gebruikte bron.

Hoofdstukken beheren

Een hoofdstuk bevat:

Alleen verwante onderwerpen combineren

Voeg onderwerpen alleen in hetzelfde hoofdstuk samen wanneer ze sterk verwant zijn en doorgaans in dezelfde stukken tekst voorkomen. Wanneer onderwerpen ver uit elkaar liggen, concurreren ze om dezelfde beschikbare tekstfragmenten en worden mogelijk minder relevante fragmenten opgehaald.

• Combineer onderwerpen die inhoudelijk bij elkaar horen en meestal samen worden beschreven.
• Maak aparte hoofdstukken voor duidelijk verschillende onderwerpen.
• Als veel verschillende waarden moeten worden gevonden, verdeel deze dan over meerdere gerichte hoofdstukken in plaats van alle waarden in één brede zoekvraag te plaatsen.
• Houd rekening met het maximum van 15 hoofdstukken per agent.

Hoe een hoofdstuk informatie ophaalt

Per hoofdstuk haalt BuildIntake maximaal 100 tekstfragmenten op uit de geselecteerde documenten:

• 50 tekstfragmenten worden gevonden op basis van de vector van de zoekvraag. Hierbij wordt gezocht naar tekst met een vergelijkbare betekenis.
• 50 tekstfragmenten worden gevonden op basis van de trefwoorden.

Deze 100 tekstfragmenten vormen de beschikbare broninformatie voor het hoofdstuk. De instructie bepaalt vervolgens welke informatie uit deze fragmenten in de uiteindelijke output wordt gebruikt en hoe die informatie wordt weergegeven.

Vaststellen waar een probleem zit

Wanneer informatie ontbreekt, controleer dan eerst of deze in één of meer van de 100 opgehaalde tekstfragmenten staat.

• De informatie staat niet in de tekstfragmenten: verbeter de zoekvraag en trefwoorden. De zoekvraag is waarschijnlijk te breed, onvoldoende specifiek of mist belangrijke termen.
• De informatie staat wel in de tekstfragmenten, maar niet in de output: verbeter de instructie. Beschrijf explicieter dat de agent deze informatie moet gebruiken, welke gegevens moeten worden overgenomen en hoe deze moeten worden gepresenteerd.

Zo kunt u onderscheid maken tussen een probleem met het vinden van informatie en een probleem met het verwerken van gevonden informatie.

Zoekvragen schrijven

Schrijf een concrete, volledige vraag. Vermijd brede termen zonder context.

• Te breed: Projectinformatie
• Beter: Wat zijn de projectnaam en het projecttype (zoals nieuwbouw, renovatie, transformatie of uitbreiding), en hoe wordt het project kort omschreven?

Een gerichte zoekvraag levert een betere vector op en vergroot de kans dat relevante tekstfragmenten in de eerste 50 resultaten terechtkomen.

Verwerkingstijd van een zoekvraag

Bij het aanmaken van een hoofdstuk of het aanpassen van de zoekvraag wordt de zoekvraag verwerkt tot een vector. Dit duurt meestal 10 tot 30 seconden. Wanneer het druk is op het platform, kan dit langer duren.

U hoeft niet op de pagina te blijven wachten. U kunt de pagina sluiten en later terugkomen om verder te gaan zodra de verwerking is voltooid.

Hoofdstukinstructies schrijven

De instructie bepaalt wat de agent met de gevonden tekstfragmenten doet. Leg hierin vast:

• Welke informatie altijd moet worden gebruikt
• Welke waarden of onderwerpen verplicht in de output moeten staan
• Het gewenste formaat: tabel, opsomming of lopende tekst
• Verplichte aspecten of kolommen
• De omgang met ontbrekende waarden
• De omgang met tegenstrijdige bronnen
• De gewenste conclusie of samenvatting

Wanneer relevante informatie wel in de opgehaalde tekstfragmenten staat maar niet in de output verschijnt, maak de instructie specifieker. Benoem de ontbrekende informatie en geef duidelijk aan dat de agent deze moet opnemen.

• Te algemeen: Beschrijf de projectinformatie.
• Beter: Maak een tabel met de rijen Projectnaam, Projecttype en Omschrijving. Vermeld bij Projecttype of het om nieuwbouw, renovatie, transformatie of uitbreiding gaat. Vat de projectomschrijving samen in maximaal twee zinnen. Vermeld per gegeven de bron, vul “Niet gevonden” in wanneer informatie ontbreekt en benoem tegenstrijdige gegevens.

Trefwoorden effectief gebruiken

De AI maakt op basis van de zoekvraag automatisch trefwoorden aan. Een configurator kan deze lijst aanvullen. Voeg ruim voldoende relevante trefwoorden toe: meerdere specifieke termen en schrijfwijzen helpen om de juiste tekstfragmenten te vinden. Vaak wordt een combinatie van trefwoorden gebruikt om de meest relevante resultaten te bepalen.

Kies specifieke en onderscheidende termen

Een trefwoord werkt het beste wanneer het specifiek is voor de informatie die u zoekt. Denk aan:

• vaktermen
• productnamen
• materiaalnamen
• afkortingen
• normcodes
• zeldzame of herkenbare termen die vaak bij het onderwerp voorkomen

Vermijd zeer algemene woorden die in veel verschillende contexten voorkomen.

Hoofdletters maken geen verschil

Hoofdletters en kleine letters worden hetzelfde behandeld. U hoeft daarom geen varianten toe te voegen zoals:

• NEN
• Nen
• nen

Eén van deze schrijfwijzen is voldoende.

Spaties en streepjes scheiden termen

Een spatie of streepje splitst een code in losse termen. Daardoor worden de volgende schrijfwijzen niet altijd hetzelfde behandeld:

• NEN 5096 wordt gelezen als de losse termen NEN en 5096.
• NEN-5096 bevat eveneens een scheiding tussen NEN en 5096.
• NEN5096 wordt gelezen als één aaneengesloten term.

Wanneer een code in documenten zowel met als zonder spatie of streepje kan voorkomen, voeg dan de relevante varianten afzonderlijk toe. Voor NEN 5096 is een praktische trefwoordenlijst bijvoorbeeld:

• NEN 5096
• NEN-5096
• NEN5096

Er wordt gezocht op volledige termen

De zoekfunctie zoekt naar volledige termen en niet naar een deel binnen een aaneengesloten woord of code.

• Zoeken naar 5096 kan tekst met NEN 5096 vinden, omdat 5096 daar een losse term is.
• Zoeken naar 5096 vindt NEN5096 niet, omdat dit één aaneengesloten term is.

Voeg daarom de aaneengesloten schrijfwijze altijd apart toe wanneer deze in documenten kan voorkomen.

Praktische werkwijze voor trefwoorden

1. Sla het hoofdstuk met een duidelijke zoekvraag op.
2. Wacht tot de zoekvraag is verwerkt en de automatische trefwoorden beschikbaar zijn.
3. Controleer de automatisch gegenereerde lijst.
4. Voeg ontbrekende vakjargon, afkortingen, productnamen en codes toe.
5. Voeg bij codes relevante varianten met een spatie, streepje en aaneengesloten schrijfwijze toe.
6. Test de agent terwijl deze Live staat.
7. Controleer welke tekstfragmenten zijn opgehaald en verfijn de trefwoorden als relevante informatie ontbreekt.

Testen en verbeteren

1. Zet de agent op Live; alleen dan kan de agent worden getest.
2. Gebruik representatieve documenten.
3. Controleer per hoofdstuk de 100 opgehaalde tekstfragmenten en de gebruikte bronnen.
4. Controleer of ontbrekende informatie niet is gevonden of wel is gevonden maar niet in de output is verwerkt.
5. Verbeter bij ontbrekende tekstfragmenten de zoekvraag en trefwoorden.
6. Verbeter bij ongebruikte gevonden informatie de hoofdstukinstructie.
7. Test ook documenten met ontbrekende en tegenstrijdige informatie.
8. Controleer naam, pictogram en korte beschrijving op de aanvraagpagina.
9. Start na wijzigingen een nieuwe test en controleer het gedrag opnieuw.