Client case
Alifa en Flawless Workflow
Het is onze IT-visie bij Alifa om een gebruiksvriendelijke, menselijke, en ondersteunende IT-omgeving te creëren die stabiel, simpel en uniform is. We streven ernaar om informatie inzichtelijk en overzichtelijk te maken voor individuele medewerkers, teams, en het management, om zo vakmanschap te bevorderen en samen weloverwogen beslissingen te nemen ter ondersteuning van de inwoners van Enschede.
Service provided
Digital Strategy
Data Warehouse
Software development
Processes
Workflow mapping
Gap analysis
Application mapping
Alifa
Verbinding maken met andere mensen is een fundamentele behoefte. Alifa vervult deze behoefte door jongeren, senioren, vrijwilligers, ouders en kinderen in Enschede samen te brengen en daarmee te werken aan een gelukkige stad. De drijfkracht achter de organisatie is dan ook “Alifa Verbindt”.
Van hulp bij financiën en opvoeden tot activiteiten voor senioren of sportevents voor jongeren: inwoners kunnen met alles bij Alifa terecht. Welzijnswerk is erg dierbaar, maar hoe houd je diensten goed bij en laat je de effecten zien? Dat is één van de vragen waar Alifa mee worstelde, aangezien dit inzicht belangrijk is voor eigen werk en verantwoording naar andere partijen.
De uitdaging
In de huidige IT-architectuur zijn er veel losse applicaties, waardoor het samenvoegen van data voor de effectenmeting een grote uitdaging is. Als medewerker is het lastig om eenvoudig informatie inzichtelijk te krijgen, en het management staat hierbij voor de uitdaging om op voortgang en KPIs te sturen. Daarom besloot Alifa om te kijken naar innovatieve oplossingen die toekomstbestendig zijn, zodat het digitale landschap naar een volgend niveau getild kan worden. Voor een frisse blik en expertise in IT, ging het bedrijf een strategische samenwerking aan met Flawless Workflow.
De samenwerking focust zich op de creatie van een nieuw IT-landschap, waarin er oog is voor mens én IT. Dit was de start van het project “IT Verbindt”, waarbij in een collectief overleg de IT-visie is gevormd. Hierbij staan gebruiksvriendelijkheid, menselijkheid en ondersteuning centraal. Samen streven we ernaar om informatie inzichtelijk en overzichtelijk te maken voor individuele medewerkers, teams, en het management. Op deze manier kan Alifa zich focussen op hun vakmanschap en het nemen van weloverwogen beslissingen ter ondersteuning van de inwoners van Enschede, en zorgt Flawless Workflow voor de basis in IT.
Oplossingen
Meer dan 80 werkprocessen besproken
Het nieuwe IT-landschap bestaat in de kern uit een nieuw registratiesysteem, maar ook de structuur voor de ondersteuningsteams wordt onder de loep genomen. Hierbij is nauwe betrokkenheid van groot belang. In onze samenwerking worden de korte lijnen van communicatie als erg waardevol ervaren. Vanaf het begin worden in wekelijkse updates de uitdagingen, kansen, inzichten en kennis gedeeld, waarnaast er verder wordt gekeken naar het verloop van het project. Een ander belangrijk aspect bij het creëeren van de nieuwe IT-omgeving is het betrekken van medewerkers. Met hen hebben we meer dan 80 werkprocessen besproken tijdens onze workflow analyses: van alle losse diensten tot processen achter de schermen. Hiermee ontstaat er ook meer draagvlak onder de medewerkers voor de veranderingen. Aan de hand van deze gesprekken en analyses is er een reeks aan gaps geïdentificeerd, waar aan de hand van IT of beleid opvolging aan wordt gegeven.
Softwareselectie en implementatie
In de tussentijd was Alifa al bezig met het selecteren van een nieuw registratiesysteem voor de diensten, die passend is bij de IT-visie. In de latere fasen van deze keuze heeft Flawless Workflow hierbij ondersteund, en werken we nu gezamenlijk aan de implementatie. Dankzij onze workflow en gap analyses is er aan de hand van prioriteiten een goed overzicht van wensen en vereisten die het systeem moet omvatten.
IT-infrastructuur innoveren & Business Intelligence
Naast het registratiesysteem wil Alifa ook graag de rest van hun IT-infrastructuur innoveren. Hierbij houden we simpliciteit en data-gedreven werken aan als uitgangspunt, om in lijn te blijven met de IT-visie. Onder andere wordt er nu gekeken naar opties voor de teams verantwoordelijk voor financiën, HR en facilitaire ondersteuning. Op basis van onze kennis en ervaringen creëren we een nieuwe versie van het applicatielandschap. Nadat hier samen met Alifa een selectie van wordt gemaakt, komt de focus te liggen op Business Intelligence. Hiermee wordt de data van het bedrijf verzameld en geanalyseerd, zodat we het overzicht en inzicht uit de IT-visie kunnen waarborgen.
Resultaten
Vlekkeloze implementatie van een nieuw Registratiesysteem, werk- en teaminzicht
Nu de voornaamste functies van het registratiesysteem klaarstaan, zijn de eerste medewerkers begonnen om met het systeem te werken. Dankzij deze oplossing kunnen zij hun eigen werk beter bijhouden en hebben zij meer kijk op activiteiten van hun collega’s.
Geïnformeerde beslissingen en meetbare effecten
De ondersteuning van IT helpt bij het maken van geïnformeerde beslissingen en optimalisatie van de werkprocessen. Bovendien wordt het eenvoudiger en efficiënter om effecten te meten, wat naast eigen inzicht nodig is voor verantwoording. Dit zorgt ook voor mogelijkheden om van eigen werk en dat van collega’s te leren.
Meer focus op vakmanschap en kernwerkzaamheden
Waar in de oude IT-architectuur vele systemen en lage uniformiteit zorgden voor veel zoekwerk, is er met het nieuwe registratiesysteem een duidelijke werkwijze voor alle teams. Hierdoor hoeft er veel minder gezocht te worden en is er nog meer focus op vakmanschap en kernwerkzaamheden.
BI-Dashboards, heldere rapportages en innovatieve kansen voor management
Ook voor het management zullen bijvoorbeeld rapportages makkelijker en duidelijker worden door de BI-dashboards. Het brainstormen over oplossingsrichtingen opent hun ogen voor de kansen en maakt hen enthousiast om verder te kijken naar innovatiemogelijkheden. Kortom, het werk van de hele organisatie wordt verbeterd met de nieuwe IT-architectuur.
Conclusie en vooruitblik
De strategische samenwerking tussen Alifa en Flawless Workflow toont aan dat een doordachte IT-visie essentieel is voor het bevorderen van welzijnswerk. Met de implementatie van een gebruiksvriendelijke en menselijke IT-omgeving, inclusief een nieuw registratiesysteem en geoptimaliseerde infrastructuur, kunnen medewerkers straks beter samenwerken en weloverwogen beslissingen nemen.
De focus op eenvoud, data-gedreven werken en betrokkenheid van medewerkers zal leiden tot meetbare verbeteringen in werkprocessen en het vermogen om de impact op het welzijn van de inwoners van Enschede te meten. De nieuwe IT-infrastructuur biedt veel potentie voor de toekomst, met oog op data-gedreven werk en een innovatief applicatielandschap.
Flawless Workflow en Alifa zullen hierbij de komende tijd nauw bij elkaar betrokken blijven bij het zetten van de volgende stappen. Waar de focus eerst ligt op de verdere implementatie van het registratiesysteem, zijn de eerste keuzes al gemaakt voor de rest van het applicatielandschap. Deze richtingen zullen we samen verder onderzoeken, waarna we de volgende stap zetten in de digitale transformatie van de organisatie.
“Het belang van de samenwerking met Flawless Workflow is dat wij als Alifa in een flink veranderende omgeving zitten waar we continu goed op moeten kunnen inspelen. Dat betekend dat we inzicht nodig hebben om goed de koers te kunnen bepalen. We willen dat onze IT omgeving ondersteunend is aan ons werk. Dit waardoor het merendeel van onze tijd naar onze deelnemers gaat, we blijven voldoen aan het kwaliteitskeurmerk Sociaal Werk Nederland en dat we met plezier ons werk blijven doen waardoor we de juiste medewerkers aan ons binden.”
"We hebben tot nu toe het project als heel prettig en nuttig ervaren. We krijgen inzicht in de verschillende mogelijkheden voor een passende IT infrastructuur. Er wordt overzicht gegeven en er wordt met ons meegedacht in welke mogelijkheden er zijn maar ook in wat de aandachtspunten voor ons zijn. Daarnaast ondersteunt Flawless Workflow ons goed in de gesprekken met onze software leveranciers.”
Laten we het hebben over hoe u uw processen, software en gegevens kunt transformeren om de groei van uw bedrijf te ondersteunen.
Hoi,
Ik ben Edou Reekers
Hoe kan ik je helpen?
Vul onderstaande formulier in,
we komen snel bij je terug.
Je kunt me ook bereiken:
+31633449347
Vul onderstaande formulier in,
we komen snel bij je terug.
Je kunt me ook bereiken:
+31633449347
