Klantverhaal
Salut en Flawless Workflow
Hoe creëer je een overzichtelijk digitale werkomgeving die medewerkers en inwoners optimaal ondersteunt? Salut, een welzijnsorganisatie met een breed scala aan diensten, had deze ambitie. Met de keuze voor RegiCare als centraal registratiesysteem begon Salut met de hulp van Flawless Workflow aan een digitale transformatie.
Diensten
Strategische begeleiding
Software implementatie
Processen
Procesoptimalisatie
Software adoptie
Over welzijnsorganisatie Salut
De uitdaging: gefragmenteerde systemen
Met zoveel verschillende diensten en doelgroepen was het voor Salut essentieel om een centraal en overzichtelijk registratiesysteem te hebben. Voorheen werkte de organisatie met SW Office en Suite4 Sociale Regie, aangevuld met diverse schaduwlijsten en aparte tools.
Hoewel Salut zich met hart en ziel inzet voor de inwoners van Hof van Twente, zagen ze nog kansen binnen de interne organisatie. Twee systemen maakte het lastig om grip te houden op processen, gegevens efficiënt te beheren en verantwoording af te leggen over de maatschappelijke impact. Het gebrek aan één centrale werkplek bracht drie grote uitdagingen met zich mee:
- Gebrek aan overzicht → Medewerkers moesten schakelen tussen verschillende systemen om informatie compleet te krijgen.
- Tijdsintensieve administratie → Handmatige invoer en extra controles vergden veel tijd en energie.
- Moeilijke verantwoording → Het meten en rapporteren van de impact van het werk was een uitdaging, omdat de gegevens niet centraal beschikbaar waren.
De wens naar een efficiëntere werkwijze
Om deze uitdagingen op te lossen, besloot Salut over te stappen naar RegiCare als centraal registratiesysteem. Maar na de keuze voor een nieuw systeem werd al snel duidelijk dat een implementatie van deze omvang specialistische kennis en strategische begeleiding vereiste. Daarom werd Salut via een andere welzijnsorganisatie getipt over Flawless Workflow, een specialist in digitale transformaties en procesverbetering binnen de welzijnssector.
Met de expertise van Flawless Workflow werd de implementatie van RegiCare niet alleen een technische transitie, maar ook een kans om werkprocessen te optimaliseren en medewerkers beter te ondersteunen in hun dagelijkse werkzaamheden.
Zou jij ook je naar je IT landschap willen kijken?
Laten we vrijblijvend kennismaken en ontdekken hoe ons strategisch partnership jou kan helpen.
Laten we pratenDe oplossing: Strategische implementatie
Zo hebben we RegiCare succesvol geïmplementeerd
Met Flawless Workflow hebben een stapsgewijze aanpak gevolgd om ervoor te zorgen dat RegiCare succesvol werd geïmplementeerd. Dit is hoe we dat hebben gedaan:
1. Strategische begeleiding & procesoptimalisatie
Visie & doelen-sessie
→ We startten met een sessie om de visie van Salut op data en rapportage te bepalen. Dit helpt om strategische keuzes te maken en ervoor te zorgen dat RegiCare optimaal zou bijdragen aan de organisatiedoelen.
BPMN-modellen voor werkprocessen
→ Om de nieuwe manier van werken inzichtelijk te maken, ontwikkelde Flawless Workflow BPMN-modellen van de werkprocessen in RegiCare. Dit hielp medewerkers om de impact van de nieuwe werkwijze te begrijpen en efficiënt te werken met het systeem.
2. Implementatiecoördinatie & ondersteuning
Tweewekelijkse meetings met AdSysCo & de projectgroep van Salut
→ Door regelmatige afstemming werd de voortgang van de implementatie nauwlettend gevolgd en konden uitdagingen tijdig worden aangepakt.
Key-user sessies
→ Gedurende het traject werden key-user sessies georganiseerd om de inrichting van RegiCare af te stemmen en werkafspraken vast te leggen. Flawless Workflow sloot hier ook aan om inzichten te delen en knelpunten op te lossen.
Data-migratieplan
→ Tijdens de implementatie werd een data-migratieplan opgesteld, waarin de overgang van gegevens vanuit de oude systemen werd vastgelegd.
3. Livegang & adoptie
Training & livegang
→ Op de dag van de livegang verzorgden medewerkers van AdSysCo een training voor de medewerkers van Salut. Flawless Workflow was aanwezig om direct ondersteuning te bieden en werkafspraken vast te leggen, zodat de implementatie vanaf dag één goed werd opgepakt.
Doorlopende ondersteuning
→ Ook na de livegang bleef Flawless Workflow betrokken bij het proces. De focus lag op het optimaliseren van processen, het trainen van medewerkers en het waarborgen van een soepele overgang naar de nieuwe manier van werken.
De resultaten: Impact met RegiCare
Hoewel Salut nog maar kort met RegiCare werkt, zijn er al duidelijke verbeteringen merkbaar. De overgang naar één centraal systeem betekent dat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan administratieve taken en sneller de juiste informatie kunnen vinden.
Centraal informatiebeheer
Alle relevante gegevens staan nu op één plek, waardoor medewerkers niet langer tussen systemen hoeven te schakelen.
Meer efficiëntie in werkprocessen
De nieuwe werkwijze zorgt voor minder dubbel werk en een betere samenwerking tussen teams.
Gebruiksvriendelijke inrichting
Medewerkers ervaren het systeem als prettig en overzichtelijk, hoewel er nog verdiepende training nodig is.
Wat zeggen de medewerkers?
Een deel van de medewerkers werkt al met veel enthousiasme in het nieuwe systeem en ziet de voordelen ervan. Anderen hebben nog wat tijd nodig om zich de nieuwe werkwijze eigen te maken. In de komende periode worden aanvullende trainingen en optimalisaties uitgevoerd om de efficiëntie verder te verbeteren.
"De overgang naar ons nieuwe registratiesysteem was een behoorlijke uitdaging. In drie maanden tijd hebben Iris en Tom van Flawless ons professionele ondersteuning geboden. Door hun expertise, betrokkenheid en inzet werd het proces aanzienlijk eenvoudiger en hebben zij ons ontzorgt. De open communicatie en het wederzijdse vertrouwen heb ik als heel waardevol ervaren en maakten het mogelijk om samen tot een succesvol resultaat te komen.”
Start jouw transformatie
Ben je klaar om jouw IT-infrastructuur te vernieuwen? Laten we samen werken aan een gebruiksvriendelijke en data-gedreven omgeving die jouw team versterkt. Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek!
Contact opnemenMeer klantverhalenVooruitblik: Verdere optimalisatie en datagedreven werken
Met de succesvolle implementatie van RegiCare is een solide basis gelegd, maar de samenwerking tussen Salut en Flawless Workflow stopt hier niet.
De volgende stappen
- Finetuning van RegiCare → In de komende maanden worden werkprocessen verder geoptimaliseerd op basis van feedback van medewerkers.
- Verkenning van dashboarding en BI → Salut onderzoekt hoe data-inzichten verbeterd kunnen worden, met mogelijk een Power BI-dashboard als aanvulling.
- Doorlopende ondersteuning → Flawless Workflow blijft betrokken bij verdere procesoptimalisatie en het ondersteunen van medewerkers bij nieuwe ontwikkelingen.
Met deze aanpak zorgt Salut ervoor dat de transformatie niet alleen een technische verandering is, maar een doorlopende verbetering van de organisatie. Dankzij de samenwerking met Flawless Workflow is de welzijnsorganisatie nu beter uitgerust om haar maatschappelijke rol nog effectiever te vervullen.
"Via een andere welzijnsorganisatie werden we getipt over Flawless en de ondersteuning die zij bieden op ICT-gebied. De expertise van Flawless konden we zeer goed gebruiken, en dat heeft zijn vruchten afgeworpen. Wat was het fijn dat alles bijgehouden werd, dat er op tijd en plaats een update was, de werkprocessen op orde waren en we bij de hand genomen werden bij alles wat nog geregeld moest worden om met het nieuwe registratieprogramma aan de slag te kunnen.
We werden ondersteund en ontzorgd, wat top was. Het was een zeer prettige samenwerking. Ik kan Flawless bij iedereen aanbevelen!"
Laten we bespreken hoe we jullie processen, software en data kunnen optimaliseren om meer impact te maken en de kwaliteit van jullie dienstverlening te versterken.
Stuur ons een bericht
Hallo,
ik ben Edou Reekers
Hoe kunnen we je helpen? Vul het formulier in en we nemen snel contact met je op.
Je kunt me ook bellen:
+31 (0)6 33 44 93 47
