Klantverhaal
Alifa en Flawless Workflow
Het is onze IT-visie bij Alifa om een gebruiksvriendelijke, menselijke, en ondersteunende IT-omgeving te creëren die stabiel, simpel en uniform is. We streven ernaar om informatie inzichtelijk en overzichtelijk te maken voor individuele medewerkers, teams, en het management, om zo vakmanschap te bevorderen en samen weloverwogen beslissingen te nemen ter ondersteuning van de inwoners van Enschede.
Diensten
Digital Strategy
Data Warehouse
Software development
Processen
Workflow mapping
Gap analysis
Application mapping
Alifa
Verbinding maken met andere mensen is een fundamentele behoefte. Alifa vervult deze behoefte door jongeren, senioren, vrijwilligers, ouders en kinderen in Enschede samen te brengen en daarmee te werken aan een gelukkige stad. De drijfkracht achter de organisatie is dan ook “Alifa Verbindt”.
Van hulp bij financiën en opvoeden tot activiteiten voor senioren of sportevents voor jongeren: inwoners kunnen met alles bij Alifa terecht. Welzijnswerk is erg dierbaar, maar hoe houd je diensten goed bij en laat je de effecten zien? Dat is één van de vragen waar Alifa mee worstelde, aangezien dit inzicht belangrijk is voor eigen werk en verantwoording naar andere partijen.
De uitdaging
In de huidige IT-architectuur zijn er veel losse applicaties, waardoor het samenvoegen van data voor de effectenmeting een grote uitdaging is. Als medewerker is het lastig om eenvoudig informatie inzichtelijk te krijgen, en het management staat hierbij voor de uitdaging om op voortgang en KPIs te sturen. Daarom besloot Alifa om te kijken naar innovatieve oplossingen die toekomstbestendig zijn, zodat het digitale landschap naar een volgend niveau getild kan worden. Voor een frisse blik en expertise in IT, ging het bedrijf een strategische samenwerking aan met Flawless Workflow.
De samenwerking focust zich op de creatie van een nieuw IT-landschap, waarin er oog is voor mens én IT. Dit was de start van het project “IT Verbindt”, waarbij in een collectief overleg de IT-visie is gevormd. Hierbij staan gebruiksvriendelijkheid, menselijkheid en ondersteuning centraal. Samen streven we ernaar om informatie inzichtelijk en overzichtelijk te maken voor individuele medewerkers, teams, en het management. Op deze manier kan Alifa zich focussen op hun vakmanschap en het nemen van weloverwogen beslissingen ter ondersteuning van de inwoners van Enschede, en zorgt Flawless Workflow voor de basis in IT.
Hoe goed inzicht heb jij in de impact van jouw welzijnswerk?
Laten we samen ontdekken hoe we jouw resultaten meetbaar kunnen maken en waardevolle inzichten kunnen verkrijgen. Samen zorgen we ervoor dat jouw inspanningen duidelijk zichtbaar zijn!
Laten we pratenFlawless voor sociaal welzijnOplossingen
Meer dan 80 werkprocessen besproken
Het nieuwe IT-landschap bestaat in de kern uit een nieuw registratiesysteem, maar ook de structuur voor de ondersteuningsteams wordt onder de loep genomen. Hierbij is nauwe betrokkenheid van groot belang. In onze samenwerking worden de korte lijnen van communicatie als erg waardevol ervaren. Vanaf het begin worden in wekelijkse updates de uitdagingen, kansen, inzichten en kennis gedeeld, waarnaast er verder wordt gekeken naar het verloop van het project. Een ander belangrijk aspect bij het creëeren van de nieuwe IT-omgeving is het betrekken van medewerkers. Met hen hebben we meer dan 80 werkprocessen besproken tijdens onze workflow analyses: van alle losse diensten tot processen achter de schermen. Hiermee ontstaat er ook meer draagvlak onder de medewerkers voor de veranderingen. Aan de hand van deze gesprekken en analyses is er een reeks aan gaps geïdentificeerd, waar aan de hand van IT of beleid opvolging aan wordt gegeven.
Softwareselectie en implementatie
In de tussentijd was Alifa al bezig met het selecteren van een nieuw registratiesysteem voor de diensten, die passend is bij de IT-visie. In de latere fasen van deze keuze heeft Flawless Workflow hierbij ondersteund, en werken we nu gezamenlijk aan de implementatie. Dankzij onze workflow en gap analyses is er aan de hand van prioriteiten een goed overzicht van wensen en vereisten die het systeem moet omvatten.
IT-infrastructuur innoveren & Business Intelligence
Naast het registratiesysteem wil Alifa ook graag de rest van hun IT-infrastructuur innoveren. Hierbij houden we simpliciteit en data-gedreven werken aan als uitgangspunt, om in lijn te blijven met de IT-visie. Een belangrijk aandachtspunt is het digitaliseren van processen binnen HR en facilitaire ondersteuning. Waar deze processen voorheen op papier werden uitgevoerd, worden ze nu met behulp van IT gestroomlijnd. Recent is er bovendien gekozen voor een nieuw softwarepakket voor financiën en HR, en met de overstap naar de cloud worden ook deze processen toekomstbestendiger gemaakt. Uiteindelijk wordt alle data binnen de organisatie verzameld en geanalyseerd met behulp van Business Intelligence, zodat de organisatie optimaal inzicht behoudt en de IT-visie volledig tot zijn recht komt.
Start jouw transformatie
Ben je klaar om jouw IT-architectuur te vernieuwen? Laten we samen werken aan een gebruiksvriendelijke en data-gedreven omgeving die jouw team versterkt. Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek!
Contact opnemenMeer over welzijnResultaten
Het nieuwe registratiesysteem is inmiddels geïmplementeerd voor alle werksoorten, en medewerkers van Alifa zijn er al enige tijd mee aan het werk. Dankzij het nieuwe systeem kunnen medewerkers hun eigen werk beter bijhouden en hebben zij meer kijk op activiteiten van hun collega’s. De ondersteuning van IT helpt bij het maken van geïnformeerde beslissingen en optimalisatie van de werkprocessen. Bovendien wordt het eenvoudiger en efficiënter om effecten te meten, wat naast eigen inzicht nodig is voor verantwoording. Dit zorgt ook voor mogelijkheden om van eigen werk en dat van collega’s te leren. Waar in de oude IT-architectuur vele systemen en lage uniformiteit zorgden voor veel zoekwerk, is er met het nieuwe registratiesysteem een duidelijke werkwijze voor alle teams. Hierdoor hoeft er veel minder gezocht te worden en is er nog meer focus op vakmanschap en kernwerkzaamheden.
Het nieuwe registratiesysteem blijft een proces van continue verbetering, waarbij we steeds analyseren hoe het welzijnswerk nog beter ondersteund kan worden. De borging van het systeem is daarbij cruciaal, en we onderzoeken hoe change management het beste kan worden toegepast om dit te waarborgen. Daarnaast zijn de eerste dashboards inmiddels ingericht voor rapportagedoeleinden. Deze geven inzicht in het voltooide werk en laten tegelijkertijd zien waar er nog verbeterpunten liggen binnen de registratie. Voor het management worden rapportages zo eenvoudiger en duidelijker. Kortom, het werk van de hele organisatie wordt verbeterd met de nieuwe IT-architectuur.
Vlekkeloze implementatie van een nieuw Registratiesysteem, werk- en teaminzicht
Succesvolle invoering van een registratiesysteem dat inzicht biedt in werk en activiteiten van medewerkers.
Geïnformeerde beslissingen en meetbare effecten
IT-ondersteuning bevordert datagedreven werken, het maken van beslissingen en het meten van de impact.
Meer focus op vakmanschap en kernwerkzaamheden
Verminderde zoektijd met het nieuwe systeem leidt tot meer aandacht voor essentiële taken en professionaliteit.
BI-Dashboards, heldere rapportages en innovatieve kansen voor management
Dashboards bieden inzicht in prestaties en verbeterpunten, waardoor rapportage voor management vereenvoudigt.
Conclusie en vooruitblik
De strategische samenwerking tussen Alifa en Flawless Workflow toont aan dat een doordachte IT-visie essentieel is voor het bevorderen van welzijnswerk. Met de implementatie van een gebruiksvriendelijke en menselijke IT-omgeving, inclusief een nieuw registratiesysteem en geoptimaliseerde infrastructuur, kunnen medewerkers beter samenwerken en weloverwogen beslissingen nemen. De focus op eenvoud, data-gedreven werken en betrokkenheid van medewerkers zal leiden tot meetbare verbeteringen in werkprocessen en het vermogen om de impact op het welzijn van de inwoners van Enschede te meten.
De nieuwe IT-infrastructuur biedt veel potentie voor de toekomst, met oog op data-gedreven werk en een innovatief applicatielandschap. Flawless Workflow en Alifa zullen hierbij de komende tijd nauw bij elkaar betrokken blijven bij het zetten van de volgende stappen.
De afronding van de digitalisering van HR- en facilitaire processen staat voor de deur, waarbij de laatste formulieren gemaakt worden. Binnenkort start daarnaast de implementatie van het nieuwe pakket voor HR en financiën. Flawless Workflow zal zich hierbij richten op het begeleiden van het implementatietraject en het bewaken van de tijdlijn en belangrijke mijlpalen. De volgende stappen zullen zich daarna richten op de uitbreiding van Business Intelligence, waarbij data uit alle afdelingen wordt samengebracht om zo meer waardevolle inzichten te verkrijgen en de organisatie verder te versterken.
“Het belang van de samenwerking met Flawless Workflow is dat wij als Alifa in een flink veranderende omgeving zitten waar we continu goed op moeten kunnen inspelen. Dat betekend dat we inzicht nodig hebben om goed de koers te kunnen bepalen. We willen dat onze IT omgeving ondersteunend is aan ons werk. Dit waardoor het merendeel van onze tijd naar onze deelnemers gaat, we blijven voldoen aan het kwaliteitskeurmerk Sociaal Werk Nederland en dat we met plezier ons werk blijven doen waardoor we de juiste medewerkers aan ons binden.”
"We hebben tot nu toe het project als heel prettig en nuttig ervaren. We krijgen inzicht in de verschillende mogelijkheden voor een passende IT infrastructuur. Er wordt overzicht gegeven en er wordt met ons meegedacht in welke mogelijkheden er zijn maar ook in wat de aandachtspunten voor ons zijn. Daarnaast ondersteunt Flawless Workflow ons goed in de gesprekken met onze software leveranciers.”
Laten we bespreken hoe we jullie processen, software en data kunnen optimaliseren om meer impact te maken en de kwaliteit van jullie dienstverlening te versterken.
Download welzijn whitepaper: Hoe maak je de impact van je organisatie meetbaar
Stuur ons een bericht
Hallo,
ik ben Edou Reekers
Hoe kunnen we je helpen? Vul het formulier in en we nemen snel contact met je op.
Je kunt me ook bellen:
+31 (0)6 33 44 93 47
